3. Mécanismes de gestion

La documentation inclut notamment : le profil de sortie (description de la personne diplômée et cibles d’apprentissage, telles que les compétences ou objectifs terminaux); la structure du programme (activités de formation, cheminements, etc.); les orientations générales du programme;; les plans cadres et plans de cours; les politiques et règlements spécifiques au programme s’il y a lieu; les mécanismes de gouvernance et de gestion administrative du programme, incluant les processus, procédures et formulaires; les rôles et responsabilités des instances et personnes occupant des fonctions clés; les calendriers des activités pédagogiques et administratives; la documentation promotionnelle; les ordres du jour et procès-verbaux des rencontres des comités; les communications envoyées aux personnes contribuant au programme; les sites web internes et public; les espaces de stockage des documents et autres outils de travail collaboratif; les ressources disponibles; etc..

Si une partie de la documentation est commune à l’ensemble des personnes et groupes concernés, certains documents peuvent être créés à l’intention de groupes de personnes spécifiques. Par exemple : de la documentation à l’intention des étudiants débutant le programme; de la documentation à l’intention des personnes enseignantes nouvellement embauchées; de la documentation pour faciliter la transition vers une nouvelle directrice ou un nouveau directeur de programme.

Les rôles et responsabilités ne se limitent pas à identifier qui effectue quelle tâche. Différents niveaux de responsabilités peuvent être décrits pour chaque processus ou décision du programme. Ainsi, on peut départager qui prend quelle décision, qui réalise quelles actions, qui supervise quelles actions, doit être consulté, qui doit être informé, ainsi que les mécanismes par lesquels les décisions, actions supervision, consultation et information doivent être effectués.

Le cadre règlementaire inclut les lois et règlements des différents paliers de gouvernement concernés, les politiques et règlements d’instances d’agrément des programmes (Bureau de coopération interuniversitaire, ordres professionnels, organismes d’agréments de programmes, etc.), et les politiques et règlements de l’établissement, incluant ceux de la faculté et de l’unité (règlement des études, politique de valorisation de l’enseignement, etc.).

Ces mécanismes incluent notamment des séances d’information, la consultation de documentation, l’accès à des ressources documentaires et humaines variées, des rencontres de suivi planifiées, etc. De tels mécanismes sont prévus pour toutes les catégories de personnel jouant un rôle dans le programme, incluant les personnes chargées de cours et le personnel administratif.

Cela inclut des outils de gestion de programme, des plateformes d'apprentissage en ligne et des systèmes de visualisation des données. Des occasions de formation sont offertes pour optimiser l'utilisation de ces outils, et du soutien technique est disponible au besoin.

Les outils de travail collaboratifs visent à faciliter l’accès à l’information à l’ensemble des personnes concernées, ainsi qu’à faciliter la collaboration et l’intégration de nouvelles personnes dans différents rôles.

Le calendrier indique les dates importantes sur les plans académique et administratif. Il peut reproduire les dates des calendriers universitaire, facultaire et de l’unité pour donner une vue d’ensemble dans un seul document intégré. Par exemple, les dates de rencontres des comités lorsqu’elles sont prédéterminées, les dates des assemblées départementales, les dates limites pour soumettre certaines demandes, les dates de séances d’information, les dates des activités de recrutement étudiant, etc.

Au besoin, le calendrier peut être scindé en fonction de différents publics cibles : corps professoral et personnel enseignant, personnes étudiantes, personnel administratif, autres parties prenantes.

Cette bonne pratique s’appuie sur l’application d’un plan de transition. Un tel plan peut inclure la présentation de la documentation du programme, des rencontres d’information avec différentes personnes clés, la présentation des ressources et outils de gestion du programme, ou toute autre action jugée pertinente.

Des processus peuvent également être élaborés spécifiquement pour les changements à la direction de l’unité ou de la faculté. Par exemple, transmettre des informations sur le programme à une personne nouvellement nommée au vice-décanat aux études ou à la direction du département ou de l’école.

La contribution à l’approche programme suppose une certaine charge de travail qui doit être reconnue prise en compte dans la planification des activités de toutes les personnes qui y participent et dans l’allocation de ressources. Autrement, d’autres activités risquent de prendre le pas sur celles liées à l’approche programme, mettant celle-ci en péril.