Examens sous surveillance réalisés à l’extérieur du campus

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Informations additionnelles pour les enseignants et les unités

La Politique de la formation à distance prévoit à l’article 4.4.2 :

« Au moins une activité d’évaluation sommative des apprentissages, conforme aux objectifs de l’activité de formation à distance, doit se tenir en présentiel sous surveillance avec un contrôle de l’identité de l’étudiant. Pour tenir compte des particularités pédagogiques d'un cours, une dérogation peut être accordée par le responsable facultaire des études, à condition de respecter le principe de vérification de l'identité. »

La tenue des évaluations en salle sous surveillance avec contrôle de l’identité nécessite la collaboration de plusieurs intervenants. Cette page reprend les responsabilités de chaque intervenant prévues à la Politique de la formation à distance et présente des informations additionnelles en lien avec la réalisation des examens des cours à distance.

Responsabilités du Bureau de soutien à l'enseignement – formation à distance

« L’Université […] assure la logistique des examens tenus à l’extérieur du campus. » (PFAD, art. 5.1.5)

Informations additionnelles

Le Bureau de soutien à l'enseignement établit annuellement le calendrier des examens des cours à distance pour chaque session universitaire.

Procédure pour la reprise des examens des cours à distance réalisés hors campus

Il assure la logistique des examens à l’extérieur du campus :

• obtention des dates des examens auprès de chaque enseignant ou unité
• diffusion de ces dates sur le site Web de la Formation à distance
• suivi des inscriptions des étudiants au lieu d’examens
• réservation des salles pour la réalisation des examens au Québec, à l’extérieur du campus
• embauche des surveillants dans toutes les régions du Québec
• approbation des répondants supervisant les examens tenus à plus de 100 km d’un centre d’examens
• diffusion aux étudiants des informations relatives à la tenue des examens environ une semaine avant la période des examens
• transmission aux surveillants des consignes s’adressant aux étudiants
• reprographie des examens se tenant à l’extérieur du campus
• envoi des examens dans les centres d’examens au Québec et au Nouveau-Brunswick par messagerie rapide (délai de production et de livraison de 8 à 10 jours)
• envoi des examens aux répondants pour les examens qui ont lieu à plus de 100 km d’un centre d’examens
• réception et livraison des examens complétés aux enseignants

Responsabilités de l'unité

« Les facultés partagent certaines responsabilités avec des instances spécialisées relevant du Vice-rectorat aux études et aux activités internationales [dont] l’organisation matérielle des examens. » (PFAD, art. 5.2.2)

« Les facultés ou les unités sont responsables du choix des plages horaires d’examens à l’intérieur d’un calendrier proposé par l’Université. Elles s’assurent dans la mesure du possible de minimiser les conflits d’horaire. » (PFAD, art. 5.2.3)

Informations additionnelles

En collaboration, au besoin, avec la direction de programme, l'unité règle les conflits d’horaire à l’intérieur de son unité et ce, avant le début de la session.

L'unité assure l’organisation matérielle des examens des cours à distance qui ont lieu sur le campus (réservation des salles, embauche des surveillants, reprographie).

Responsabilités de l'enseignant

« L’enseignant est le premier responsable de l’activité de formation à distance qui lui est confiée, et ce, à toutes les étapes de conception, de développement pédagogique, de diffusion de l’activité et de l’évaluation des apprentissages. » (PFAD, art. 5.3.1)

« L’enseignant collabore avec son unité ou sa faculté pour fixer les plages horaires des évaluations sommatives sous surveillance à l’intérieur du calendrier proposé par l’Université pour la formation à distance. » (PFAD, art. 5.3.2)

Informations additionnelles

L’enseignant…

• s’assure que la date et l’heure de son ou de ses examens soient connues de la part des étudiants au plus tard au premier jour de la session
• informe le Bureau de soutien à l'enseignement de tout changement de date et d’heure de son ou de ses examens
• invite les étudiants à s’inscrire au lieu d’examens avant la date limite par une mention sur son site Internet de cours : « Les étudiants qui veulent faire leur examen à l'extérieur du campus doivent obligatoirement s'inscrire au lieu d'examens avant la date limite fixée par le Bureau de soutien à l'enseignement. Pour plus d'informations, consultez le site Web de la Formation à distance. »
• reçoit les demandes de reports d’examens de la part des étudiants et, sur la base de la politique de reports d’examens de son unité, transmet au Bureau de soutien à l'enseignement la décision de reporter ou non un examen qui n’aura pas lieu sur le campus
• transmet au Bureau de soutien à l'enseignement les consignes relatives au matériel autorisé et non autorisé lors de son examen afin que cette information apparaisse dans le dossier d'examens de ses étudiants. Les consignes claires et précises doivent apparaître sur la première page de l'examen et préciser le matériel autorisé et non autorisé
• Ces consignes sont celles transmises aux étudiants et aux surveillants d’examens et qui prévalent sur toute autre consigne
• Si aucune consigne n’apparaît sur l'examen, il est considéré qu’aucun matériel (documents ou matériel électronique) n’est autorisé
• Si une calculatrice est autorisée, il est important de mentionner lesquelles sont permises et lesquelles ne le sont pas
• Il est à noter qu’aucun accès à Internet ni à des prises électriques dans les salles d’examens n'est garanti
• transmet l’original de son examen au Bureau de soutien à l'enseignement afin qu’il soit reprographié, envoyé par messagerie rapide dans les différentes régions et reçu par le surveillant à temps (il faut prévoir un délai de livraison de 8 à 10 jours ouvrables pour certaines régions)

Par défaut, les examens complétés sont livrés à chaque faculté ou unité. Sur demande, l’enseignant peut venir les récupérer au BSE.

Responsabilités de l'étudiant

« Puisque l’étudiant est le premier responsable de ses apprentissages, il doit prendre connaissance, pour l’activité à laquelle il est inscrit :

• des contraintes d’horaire liées aux activités synchrones,
• des contraintes d’horaire et de déplacement liées à l’évaluation des apprentissages. » (PFAD, art. 5.4.1).

« L’étudiant a la responsabilité de s’inscrire à son lieu d’évaluation sommative des apprentissages sous surveillance selon les modalités prévues par l’Université. » (PFAD, art. 5.4.2)

« L’étudiant a la responsabilité d’utiliser son adresse courriel « ulaval.ca » pour toutes ses communications relatives à ses activités de formation à distance. » (PFAD, art. 5.4.3)

« L’étudiant a la responsabilité de s’assurer d’avoir accès à Internet et aux technologies requises avant de s’inscrire à une activité de formation à distance proposant un apprentissage en ligne. » (PFAD, art. 5.4.4)

Informations additionnelles

L’étudiant contacte ses enseignants dès le début de la session pour signaler un conflit d’horaire entre deux examens ou pour obtenir un report d’examen.

Renseignements supplémentaires sur le site Web de la Formation à distance

Consultez la section Étudiants actuels et la Foire aux questions.

Consultez la page Notre équipe pour connaître les noms des personnes responsables de l’organisation des examens à l’extérieur du campus.