Examens sous surveillance hors campus

Le Service de soutien à l’enseignement assure la logistique des examens à l’extérieur du campus. Plus précisément, il:

• obtient les dates des examens auprès de chaque membre du personnel enseignant ou unité
• diffuse ces dates sur le site Web de la Formation à distance
• fait le suivi des inscriptions des étudiantes et des étudiants au lieu d’examens
• réserve les salles pour la réalisation des examens hors campus au Québec
• embauche des surveillantes et surveillants dans toutes les régions du Québec
• approuve les répondantes et répondants supervisant les examens tenus à plus de 100 km d’un centre d’examens
• diffuse à la communauté étudiante des informations relatives à la tenue des examens environ 1 semaine avant la période des examens
• transmet aux surveillantes et surveillants des consignes s’adressant aux étudiantes et étudiants
• reprographie les examens se tenant à l’extérieur du campus
• envoie les examens dans les centres d’examens au Québec et au Nouveau-Brunswick par messagerie rapide (délai de production et de livraison de 8 à 10 jours)
• envoie les examens aux répondantes et aux répondants pour les évaluations qui ont lieu à plus de 100 km d’un centre d’examens
• réceptionne et livre les examens remplis au personnel enseignant
   

Les facultés partagent certaines responsabilités avec des unités spécialisées relevant du Vice-rectorat aux études et aux affaires étudiantes, dont l’organisation matérielle des examens.

Les facultés et les unités sont responsables du choix des plages horaires d’examens à l’intérieur d’un calendrier proposé par l’Université Laval. Dans la mesure du possible, elles s’assurent de minimiser les conflits d’horaire.

Informations complémentaires

Le cas échéant, l’unité règle les conflits d’horaire à l’interne en collaboration avec la direction de programme, et ce, avant le début de la session.

L’unité assure l’organisation matérielle des examens des cours à distance qui ont lieu sur le campus (réservation des salles, embauche des surveillants et surveillantes, reprographie).

Il vous revient de collaborer avec votre unité ou votre faculté pour fixer les plages horaires des évaluations sommatives sous surveillance à l’intérieur du calendrier proposé par l’Université Laval pour la formation à distance.

Informations complémentaires

Dans le cadre de l’évaluation pour un cours à distance, vous devez:

• vous assurer que la date et l’heure des examens sont connues de vos groupes au plus tard le premier jour de la session
• informer le Service de soutien à l’enseignement de tout changement de date et d’heure de vos examens
• inviter, par une mention sur le site du cours, les étudiantes et étudiants à s’inscrire au lieu d’examen avant la date limite*
• recevoir les demandes de report d’examen de la part des étudiantes et des étudiants et, sur la base de la politique de report d’examens de votre unité, transmettre votre décision au Service de soutien à l’enseignement
• transmettre au Service de soutien à l’enseignement les consignes relatives au matériel autorisé et non autorisé lors de l’examen afin que cette information apparaisse dans le dossier d’examens de vos étudiants et étudiantes. Les consignes claires et précises doivent être formulées sur la première page de l’examen et spécifier le matériel autorisé et non autorisé:
  • Ces consignes sont celles transmises aux étudiantes et étudiants ainsi qu’aux surveillantes et surveillants d’examens, et prévalent sur toute autre consigne.
  • Si aucune consigne n’apparaît sur l’examen, il est considéré qu’aucun matériel (documents ou matériel électronique) n’est autorisé.
  • Si une calculatrice est autorisée, il est important de mentionner lesquelles sont permises et lesquelles sont interdites.
  • Il est à noter qu’aucun accès à Internet ni à des prises électriques dans les salles d’examens n’est garanti.
• transmettre l’original de votre examen au Service de soutien à l’enseignement afin que celui-ci soit reprographié, envoyé par messagerie rapide dans les différentes régions et reçu à temps par la surveillante ou le surveillant (prévoir un délai de livraison de 8 à 10 jours ouvrables pour certaines régions).

Par défaut, les examens remplis sont livrés à chaque faculté ou unité. Vous pouvez les récupérer au Service de soutien à l’enseignement.

Exemple

Les étudiants et étudiantes qui veulent faire leur examen à l’extérieur du campus doivent obligatoirement s’inscrire au lieu d’examen avant la date limite fixée par le Service de soutien à l’enseignement. Pour plus d’informations, consultez le site Web de la Formation à distance.

Les étudiants et étudiantes doivent prendre connaissance des:

• exigences de présence physique ou virtuelle pour chaque séance de cours
• exigences de présence physique ou virtuelle et d’ouverture de caméras ou de microphones pour toute évaluation
• séances enregistrées et des modalités d’accès aux enregistrements 

Peu importe la formule d’enseignement, la décision d’enregistrer une séance en ligne synchrone (ou même une seule activité de formation à l’intérieur d’une séance) vous revient.

De plus, les étudiants et étudiantes doivent:

• s’inscrire au lieu d’évaluation sommative des apprentissages sous surveillance selon les modalités prévues par l’Université Laval
• utiliser leur adresse courriel de l’Université Laval (@ulaval.ca) pour toutes communications relatives aux activités de formation à distance
• s’assurer d’avoir accès à Internet et aux technologies requises avant de s’inscrire à une activité de formation à distance proposant un apprentissage en ligne

Exemple d’une journée d’examens organisée par le Service de soutien à l'enseignement

«Le 15 décembre à 9h, dans la ville Y, monsieur/madame X surveille 30 étudiantes et étudiants inscrits à 20 cours différents. Les examens sont de durée variable (2h, 2h30, 3h). Huit examens permettent l’utilisation de notes de cours et trois examens, l’utilisation d’une calculatrice d’un modèle précis. Ce même matin, cette situation (avec d’autres données) se répète dans une vingtaine de villes du Québec, sans compter la cinquantaine d’examens avec répondant ou répondante, tenus simultanément aux quatre coins du monde.»

Cette situation fictive se répète lors de chaque plage d’examens prévue au calendrier, et ce, dans les 25 centres d’examens de la province et avec des données différentes.