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Examens sous surveillance réalisés à l’extérieur du campus

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Informations additionnelles pour les membres du corps professoral, le personnel enseignant et les unités

La tenue des évaluations en salle sous surveillance avec contrôle de l’identité nécessite la collaboration de plusieurs personnes. Cette page présente les responsabilités pour chaque partie prenante ainsi que des informations additionnelles en lien avec la réalisation des examens sous surveillance des cours à distance.

 

Note concernant la nouvelle version du Règlement des études

La nouvelle version du Règlement des études en vigueur à partir de l’automne 2023 propose certaines modifications en raison de l’abrogation de la Politique formation à distance.

Ainsi, notez que, peu importe la formule d’enseignement, l’évaluation sommative des apprentissages sous surveillance n’est pas obligatoire, comme ce pouvait être le cas auparavant dans la Politique de la formation à distance.

Les plans de cours devront inclure de l’information claire sur les activités d’évaluation devant se tenir en présence sous surveillance, afin que les étudiantes et étudiants en soient bien informés dès la première séance du cours.

Le membre du corps professoral ou du personnel enseignant et la direction d’unité ont la responsabilité conjointe de prendre les moyens nécessaires pour assurer l’intégrité et la crédibilité des évaluations des apprentissages (Règlement des études, art. 4.37.1).

Réalisation des examens pour les cours à distance

Responsabilités du Service de soutien à l'enseignement – formation à distance

Le Service de soutien à l'enseignement établit annuellement le calendrier des examens des cours à distance pour chaque session universitaire.

Calendrier des examens des cours à distance
Hiver 2023Été 2023Automne 2023
Hiver 2024Été 2024Automne 2024

 


Procédure pour la reprise des examens des cours à distance réalisés hors campus


Le Service de soutien à l’enseignement assure la logistique des examens à l’extérieur du campus:

  • obtention des dates des examens auprès de chaque membre du personnel enseignant ou unité
  • diffusion de ces dates sur le site Web de la Formation à distance
  • suivi des inscriptions des étudiantes et des étudiants au lieu d’examens
  • réservation des salles pour la réalisation des examens au Québec, à l’extérieur du campus
  • embauche des surveillantes et des surveillants dans toutes les régions du Québec
  • approbation des répondantes et des répondants supervisant les examens tenus à plus de 100 km d’un centre d’examens
  • diffusion aux étudiantes et aux étudiants des informations relatives à la tenue des examens environ une semaine avant la période des examens
  • transmission aux surveillantes et aux surveillants des consignes s’adressant aux étudiantes et aux étudiants
  • reprographie des examens se tenant à l’extérieur du campus
  • envoi des examens dans les centres d’examens au Québec et au Nouveau-Brunswick par messagerie rapide (délai de production et de livraison de 8 à 10 jours)
  • envoi des examens aux répondantes et aux répondants pour les examens qui ont lieu à plus de 100 km d’un centre d’examens
  • réception et livraison des examens complétés aux enseignantes et aux enseignants

 

Responsabilités de l'unité

Les facultés partagent certaines responsabilités avec des instances spécialisées relevant du Vice-rectorat aux études et aux affaires étudiantes dont l’organisation matérielle des examens.

Les facultés ou les unités sont responsables du choix des plages horaires d’examens à l’intérieur d’un calendrier proposé par l’Université. Elles s’assurent dans la mesure du possible de minimiser les conflits d’horaire.


Informations additionnelles

En collaboration, au besoin, avec la direction de programme, l'unité règle les conflits d’horaire à l’intérieur de son unité et ce, avant le début de la session.

L'unité assure l’organisation matérielle des examens des cours à distance qui ont lieu sur le campus (réservation des salles, embauche des surveillants, reprographie).

Responsabilités de la personne enseignante

La personne enseignante collabore avec son unité ou sa faculté pour fixer les plages horaires des évaluations sommatives sous surveillance à l’intérieur du calendrier proposé par l’Université pour la formation à distance.


Informations additionnelles

La personne enseignante…

  • s’assure que la date et l’heure de son ou de ses examens soient connues de la part des étudiantes et des étudiants au plus tard au premier jour de la session
  • informe le Service de soutien à l'enseignement de tout changement de date et d’heure de son ou de ses examens
  • invite les étudiantes et les étudiants à s’inscrire au lieu d’examens avant la date limite par une mention sur son site Internet de cours : « Les étudiants  [ou les étudiantes] qui veulent faire leur examen à l'extérieur du campus doivent obligatoirement s'inscrire au lieu d'examens avant la date limite fixée par le Service de soutien à l'enseignement. Pour plus d'informations, consultez le site Web de la Formation à distance. »
  • reçoit les demandes de reports d’examens de la part des étudiantes et des étudiants et, sur la base de la politique de reports d’examens de son unité, transmet au Service de soutien à l'enseignement la décision de reporter ou non un examen qui n’aura pas lieu sur le campus
  • transmet au Service de soutien à l'enseignement les consignes relatives au matériel autorisé et non autorisé lors de son examen afin que cette information apparaisse dans le dossier d'examens de ses étudiants. Les consignes claires et précises doivent apparaître sur la première page de l'examen et préciser le matériel autorisé et non autorisé.
    • ces consignes sont celles transmises aux étudiantes et aux étudiants et aux surveillantes et aux surveillants d’examens et qui prévalent sur toute autre consigne
    • si aucune consigne n’apparaît sur l'examen, il est considéré qu’aucun matériel (documents ou matériel électronique) n’est autorisé
    • si une calculatrice est autorisée, il est important de mentionner lesquelles sont permises et lesquelles ne le sont pas
    • il est à noter qu’aucun accès à Internet ni à des prises électriques dans les salles d’examens n'est garanti
  • transmet l’original de son examen au Service de soutien à l'enseignement afin qu’il soit reprographié, envoyé par messagerie rapide dans les différentes régions et reçu par la surveillante ou le surveillant à temps (il faut prévoir un délai de livraison de 8 à 10 jours ouvrables pour certaines régions).

Par défaut, les examens complétés sont livrés à chaque faculté ou unité. Sur demande, l’enseignante ou l’enseignant peut venir les récupérer au Service de soutien à l'enseignement.

 

Responsabilités de la personne étudiante

La personne étudiante doit prendre connaissance :

  1. Des exigences de présence physique ou virtuelle pour chaque séance de cours;
  2. Des séances qui sont enregistrées et les modalités d’accès aux enregistrements. Peu importe la formule d’enseignement, la décision d’enregistrer ou non une séance en ligne synchrone (ou même une seule activité de formation à l’intérieur d’une séance) revient à la personne enseignante.
  3. Pour les évaluations : toute exigence de présence physique ou virtuelle et toute exigence d’ouverture des caméras et des microphones.

 

De plus, la personne étudiante a la responsabilité :

  • de s’inscrire à son lieu d’évaluation sommative des apprentissages sous surveillance selon les modalités prévues par l’Université.
  • d’utiliser son adresse courriel « ulaval.ca » pour toutes ses communications relatives à ses activités de formation à distance.
  • de s’assurer d’avoir accès à Internet et aux technologies requises avant de s’inscrire à une activité de formation à distance proposant un apprentissage en ligne.

 

Exemple d’une journée d’examens organisée par le Service de soutien à l'enseignement

«Le 15 décembre à 9h, dans la ville Y, monsieur X surveille 30 étudiantes et étudiants inscrits à 20 cours différents. Ces examens sont de durée variable (2 h, 2 h 30, 3 h). Huit examens permettent l’utilisation de notes de cours et trois examens l’utilisation d’une calculatrice d’un modèle précis. Ce même matin, cette même situation (avec d’autres données) se répète dans une vingtaine de villes du Québec, sans compter la cinquantaine d’examens avec répondant tenus simultanément aux quatre coins du monde.»

Cette même situation fictive se répète lors de chaque plage d’examens prévue au calendrier, et ce, dans les 25 centres d’examens dans la province et avec des données différentes.

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