Système de gestion des examens hors campus
Le Système de gestion des examens hors campus (GEHC) est une plateforme numérique développée à l’Université Laval qui facilite la coordination et la gestion des examens sous surveillance réalisés à l’extérieur du campus.
L’organisation des examens sous surveillance hors campus représente une opération d’envergure à l’Université Laval. Chaque année, près de 23 000 copies d’examens sont administrées dans un vaste réseau de centres d’examen au Canada ainsi qu’à l’international grâce à la collaboration de personnes répondantes.
Pour soutenir cette coordination complexe, le Système de gestion des examens hors campus (GEHC) centralise, dans une plateforme sécurisée, l’ensemble des informations et des opérations liées aux examens sous surveillance hors campus des cours à distance et comodaux. Il offre un accès adapté aux différents acteurs impliqués afin de faciliter la planification, la coordination et le suivi des examens.
Pour les personnes enseignantes, le système permet de transmettre les dates d’examen, de déposer les fichiers d’examen et de consulter les inscriptions aux lieux d’examen ainsi que les mesures d’accommodement des personnes étudiantes.
Pour les unités, il constitue un point de centralisation pour la saisie des dates d’examen et le dépôt des documents requis.
Pour les personnes surveillantes, il permet d’indiquer leurs disponibilités et d’accéder à leurs assignations de surveillance.
Pour l’équipe de gestion des examens hors campus, il soutient la coordination efficace de toutes les étapes liées à l’organisation et au bon déroulement des examens.
Survol de l'outil
Saisie des dates d’examens
En début de session, les personnes enseignantes et les équipes administratives des unités peuvent ajouter les dates des examens sous surveillance prévus. Cette étape constitue le point de départ du processus de gestion des examens hors campus.
Dépôt des fichiers d’examens
Les personnes enseignantes et les équipes administratives des unités peuvent déposer les fichiers d’examen de façon sécurisée et préciser les consignes de reprographie. Les dates limites de dépôt sont également indiquées afin de favoriser une coordination efficace du processus.
Portrait général des inscriptions aux lieux d’examens
Une vue d’ensemble permet de consulter l’état des inscriptions des personnes étudiantes à leur lieu d’examen. Les personnes enseignantes peuvent ainsi repérer rapidement les inscriptions manquantes, rappeler aux personnes étudiantes de choisir un lieu d’examen et visualiser la répartition des inscriptions.
Portrait détaillé des inscriptions aux lieux d’examens
Pour chaque personne étudiante, les personnes enseignantes peuvent consulter le lieu d’examen sélectionné, que ce soit sur le campus, dans un centre d’examen hors campus ou auprès d’une personne répondante.
Aller plus loin
Examens sous surveillance hors campus
Cette page présente les responsabilités de chaque partie prenante ainsi que des informations complémentaires en lien avec la réalisation des examens sous surveillance des cours à distance.